Regnskab

Lavet af
Søren Vejrum'90, Søren Tjørnov '90.

Formål
Administratorerne (og til dels hele introgruppen) er ansvarlige overfor to instanser: DØK Studienævnet og Handelshøjskolens administration. De der skal udarbejdes et regnskab til DØK Studienævnet, og der skal afregnes overfor administrationnen. Regnskabet skal overfor studienævnet (samt eventuelt StudieMødet) dokumentere Intro-gruppens forvaltning af de tildelte og indbetalte midler i henhold til det godkendte budget, samt danne grundlag for budgetteringen af fremtidige Intro-forløb. Overfor administrationen skal der afregnes for hver eneste udleveret øre, med tilhørende fyldig og antalig dokumentation.

Materialer
Ingen

Beskrivelse
Regnskabet til Studienævnet bør have en struktur som svarer til budgettet, med yderligere udspecificering af de enkelte poster i noter. Alle poster i regnskabet skal naturligvis kunne dokumenteres med bilag, og Intro-gruppen bør sikre sig, at man selv har kopier af alle bilag. Hovedparten af originalbilagene videregives til Handelshøjskolen, og en kopi afleveres til DØK-sekratariatet.

Regnskabet skal godkendes af studienævnet, og bør desuden fremlægges for StudieMødet (en principbeslutning i SM-regi findes herfor, men den har ingen praktisk betydning, idet introvejlederne er ansat af SN, og kun er ansvarlig her over for). Desuden er det god tone at offentliggøre regnskabet i DØK SMiler.

Alle udbetalte midler fra HHK's administration skal modsvares af et bilag. Hvis der ikke findes bilag, så må man selv punge ud med pengene. Nu er det således, at den samlede omsætning i firmaet DØK Intro er omkring dobbelt så stor som tilskuddet fra DØK Studienævnet, så det er langt fra alle udgifter som man skal dokumenterer overfor administrationen. I 1994 skulle der gøres rede for brugen af omkring 40.000 kr (ved en bevilling på ca 52.000 kr og administratorlønninger på omkring 12.000 kr). Heraf dækkede udgifter til hytte, transport og introtrøjer hovedparten, men ikke det hele.

Der findes selvfølgelig regler for hvad Handelshøjskolens penge må bruges til. De er at finde i 1. del af introhåndbogen. I praksis betyder det, at man ikke lige skal indsende et bilag fra vejlederweekenderne, hvor der står mad og vin på, for HHK må ikke betale til sådanne arrangementer. Så man må dække sig ind med andre og mere lovlige bilag.

Når alle bilagene fremsendes til administrationen, så skal de være ordnede på en speciel måde, nemlig efter konti. Handelshøjskolen har en overmåde stor kontoplan, og hver eneste bilag skal kunne henføres til en konto. Hver konto har et 12 cifret nummer! De 6 første vil for DØK intros vedkommende dog altid være 126200, efterfulgt af et "-". De øvrige relevante konti ser således ud:

Hytteleje16 10 90
Transport med fører (buskørsel)14 90 31
Taxikørsel14 10 15
Uniformer, arbejdstøj mm. (introtrøjer)14 80 40
Kontorhold (fotomaterialer)14 80 10
Diverse uspecificeret14 90 90
Repræsentation (Gl. Dansk og morgenmad)14 20 10

Det skulle gerne fremgå af ovenstående at der ikke er noget som hedder "Mad på introweekender" eller lignende!

Man kan ikke direkte få godtgjort udgifter til benzin, men er nødt til at få såkaldt kørselsgodtgørelse. Hvordan dette rent praktisk lader sig gøre kan man få mange forklaringer på, alt afhængig af hvilken medarbejder på regnskabskontoret man henvender sig til. Det springende punkt er dog hvorvidt man er ansat på Handelshøjskolen, og det kan man som udgangspunkt godt forsvare at administratorerne er.

Der kræves ifølge formularen (som hedder et eller andet sindsygt fordi den stammer tilbage fra efterkrigstiden eller deromkring) at man angiver en frygtelig mængde ting, så som hvad kilometertælleren stod på ved start og slut, formål med kørslen, registreringsnummer, hvem der var fører, datoer osv. Hvis man kører i flere biler er der efterhånden en hel del som man skal holde styr på, så det anbefales at få afklaret situationen med renskabskontoret først, samt at få tilsendt nogle formularer før man kører nogen som helst steder hen.

Men er dette til at arbejde med i længden? Klart nej, så i praksis fusker man sig igennem, opgiver fiktive kilometertal osv, samt angiver det hele som om det er den ene administrator som har kørt det hele. I 1994 krævede regnskabskontoret dog heller ikke meget mere end at man angav hvor mange kilometer man havde kørt, samt skrev under.

En anden vigtig ting er at alle bilag skal overholde en vis standard. Det er overhovedet ikke nok med en kassebon. Man kan til enhver tid få udstedt en udspecificeret faktura som kan benyttes i forbindelse med et momsregnskab. Hvis der kommer vejledere som har købt noget, og blot har fået en kassebon, så skal de afvises blankt. Man får ikke en øre for den hos administrationen, og i værste fald er det administratorerne som må punge ud selv. En anden grund er at administrationen kan få refunderet momsen på nogle af kontiene. Det kalder de i øvrigt at "momsen bliver løftet af"

Bilag
Ingen