Økonomistyring

Lavet af
Søren Vejrum'90, Søren Tjørnov '90

Formål
At beskrive hvorledes man lettets flytter penge rundt mellem Handelshøjskolen, Intro, debitorer, kreditorerne og de studerende, samt hvordan man skal forholde sig til de største udskrivninger og indtægter.

Materialer
En bank- eller giro-konto med Dankort til begge administratorer. Det kan eventuelt være nyttigt med en økonomimodel i et regneark.

Beskrivelse
I gamle dage (læs Intro '91 - '93) var det således, at introvejledernes lønninger blev udbetalt skattefrit, i kraft af at de blev udbetalt til en forening (DØK-foreningen). Det skete ved at DØK-foreningen sendte en faktura til HHK's administration hvorpå der stod "udført arbejde af foreningens medlemmer i forbindelse med DØK-Intro i henhold til bevilling fra DØK-studienævnet". Udgifterne til hytte og transport blev betalt direkte af administrationen (i det omfang det afsatte beløb slog til).

Dette forhold gjorde desværre at Intro ville være temmelig illikvid indtil der begyndte at komme nogle indbetalinger fra de studerende. Vi klarede det via et samarbejde med DØK-foreningen, som lagde ud for udgifterne i starten. Det kunne være helt op til omkring 20.000 kr. De fik selvfølgelig pengene igen når adminstrationen udbetalte lønningerne. Men alt i alt var det temmelig besværligt.

Det første administratoerne skal gøre er få lavet en bank- eller giro-konto med tilhørende dankort. Den skal bruges til to formål. 1. de studerende skal kunne betale for rusturen på forhånd. Det gøres bedst ved at man sender et girokort med ud med velkomstbrevet. Få lavet nogle fortrykte hos GiroBank. Det koster lidt, men man bliver sparet for en frygtelig masse besvær. 2. Man skal let kunne hæve penge til alle intros udgifter. Girokontoen som skal oprettes, skal være af den type hvor to personer kan dele kontoen, med hvert sit Dankort til. Husk at medbringe et billede til Dankortet, samt at der er leveringstid på skidtet.

Når man skal have andre personer til at indbetale til kontoen, eksempelvis ved udbetaling fra Handelshøjskolen eller ved en indbetaling fra en hovedsponsor, er det lettest at opgive kontonummeret, i stedet for at få tilsendt en check, som kan forsvinde i HHK's administration. Så bliver pengene nemlig sat direkte ind på kontoen, idet større virksomheder (og også HHK) kan gøre den slags on-line. Det er også de færreste virksomheder som kan finde ud af at udstede en check til den privatperson som er indehaver af kontoen. De er mest tilbøjelige til at udstede en check til "Handelshøjskolen", hvilket gør at man skal igennem hovedkassen for at få pengene udbetalt, eller i værste fald have tilsendt en ny check.

Når man ved budgetlægningen har fundet ud af hvor mange penge der er til intro det indeværende år, så finder man ud af hvor mange penge der skal bruges til administratorernes løn, fraregner beløbet, og får resten af pengene overført til den fælles konto. Man kan lige så godt få overført hele beløbet fra starten af. Man får blot en fuldmagt fra Lise Hansen, og så tager man den med over i hovedkassen og får dem til at overføre pengene.

Hvis deltagelse på besøgsaftenen ikke er gratis for de ældre studerende, så skal der findes en hensigtsmæssig måde at klare tilmelding til og betaling, af hensyn til planlægningen af og betalingen for ekstra madindkøb.

I det hele taget er det en god ide at undgå kontanter så vidt som muligt, samt at vejledere og andre kommer rendende med kvitteringer for noget som de har købt, eller vil have penge. Situationerne kan håndteres på følgende måde:

Studerende:
De kan godt finde ud af at indbetale penge til rusturen på en girokonto. Men der er altid nogen som er for sent på den, kværulanter som ikke rigtig ved om de skal tage med eller ej (eller om de overhovedet har et liv!), eller dem som bliver optaget på studiet dagen før intro starter. Selvom man har sat en frist for en sidste indbetaling til rusturen, for at kunne holde styr på sine giroindbetalinger, så skal man alligevel lade dem som kommer under selve introdagene for at tilmelde sig indbetale på girokonto, selvom tidsfristen forlængst er overskredet. Så har man 100% kontrol over hvem som er tilmeldt og hvem som ikke er det. Det er helt latterligt så besværligt det kan være når man skal til at lave ekstralister over hvem som har eftertilmeldt sig og hvem der har betalt og hvem der ikke har.

Introvejledere:
Aftal med introvejlederne at alle regninger og kvitteringer tages med på en bestemt dag (den sidste dag i introdagene), hvor administratorerne så til gengæld også har medbragt nogle kontanter. Det man skal undgå er, at vejlederne løbende indleverer kvitteringer, som i sidste ende kan være besværligt at holde styr, og man skal hele tiden rende rundt med et væld af kontanter. Hvis der er nogle studerende som har lagt penge ud til noget eller skal have penge, så lav samme aftale med dem.

Mad på rusturen:
Det er her at det er godt at have lavet en lille økonomimodel i et regneark. Det gælder hele tiden om at bjærge alle de kopier af regninger som leveres sammen med varerne fra købmanden, og så løbende følge op på hvor meget der er blevet leveret for, samt hvordan det hænger sammen med budgettet. Rusturen er det eneste kritiske sted hvor der kan gå noget galt hvis man ikke hele tiden holder styr på forbruget.

Kiosken:
Selvom der eventuelt nedsættes et kiosk-udvalg der skal stå for indkøb, salg og betaling i forbindelse med kiosken på RUS-turen, er den stadig Intro-gruppens økonomiske ansvar. Der må derfor holdes et vist opsyn med kioskens økonomi for at sikre at den løber forsvarligt rundt. Det gælder om at holde holde kiosken og selve rusturen økonomisk adskilt, og det kan ske ved at man får oprettes separate konti til mad og øl/sodavand hos Købmanden. Det kan ligeledes være en god ide at køre kiosken med et mindre overskud til dækning af et eventuelt (uundgåeligt?) svind og 'ekstraindkøb'. Man skal på forhold tage stilling til hvor tit der skal tælles op i varelageret, samt hvad man skal gøre med pengene som kommer ind ved eventuelle midtvejebetalinger samt kontantafregning på besøgsaftenen.

Andre kreditorer:
Betaling for mad som er blevet leveret på rusturen foretages med Dankort den sidste dag. Det kan også bedst betale sig selv at afregne med busselskabet og FDF/hytteudlejer. Hvis det skal til at gå over Handelshøjskolens administration, så risikerer man blot at de smider noget væk eller makulerer det. De kan simpelthen være vanvittigt amatøragtige nogle gange.

Konstant ajourføring:
Endeligt må det anbefales at der sker en løbende, daglig ajourføring af regnskabet for at undgå et stort Hovsa! ved regnskabsafslutningen og deraf følgende forklaringer overfor studienævnet. Undervejs i Intro-forløbet kommer der sikkert en række vejledere som "bare lige" skal bruge 10 flasker Gammel Dansk, 50 kg torsk og 100 kæmpe-haveblus ekstra, og da vil det være rart at vide hvormeget de økonomiske rammer tillader.

Bilag:
Ingen