Adresselisten

Hvad stoler Studienævnssekrætæren (Lise Hansen) mest på? Hvad er hurtigst at finde frem? Matrikeloplysningerne eller DØK SMilers adresseliste?

DØK Adresser selvfølgelig!

Adresselisten skal laves een gang om året, og indeholder navne, adresser og telefonnumre (privat og på arbejde) på alle studerende DØK'ere, samt medlemmer af Dimittendforeningen.

Idet det ifølge Registerloven ikke er tilladt at udlevere adresseoplysninger og lignende fra Handelshøjskolens matrikel (det blev dog gjort i gamle dage), er man nødt til at gå omveje for at få fat på adresserne. Man står kun på helt bar bund med hensyn til de 1. års-studerende, eftersom man kan bruge en stor del af oplysningerne om 2. og 3.-årsstuderende fra sidste år.

Hos studienævnssekretæren kan man nok ved at spørge lidt pænt få udleveret en liste over alle studerende (uden adresser og cpr-numre). Herefter taster man alle navnene fra 1. år ind, og laver en liste hvorpå de står. Denne liste lader man gå rundt på årgangen i en eller anden forelæsning hvor de allesammen er samlet, så de kan påføre fuld adresse, telefonnumre, arbejdstelefonnumre. Herefter er det bare at sætte sig og tampe alle adresserne ind.

På 2. og 3. år lader man navnelisten fra forrige år køre rundt, og beder folk om at rette hvad der nu skal rettes, skrive nye adresser osv. Herefter retter man manuelt i listen.

Overbygningsstuderende er ligesom ikke samlet på noget tidspunkt, og derfor er man nødt til at sende et brev ud til dem i samarbejde med studienævnssekretariatet. I brevet skal der stå hvorfor de skal indsende deres navn og adresse, og at det ikke kun er SMiler som drager nytte af oplysningerne, men også matriklen som opdateres efter oplysningerne. Sørg også for at de tvinges til at skrive alle oplysninger, således at man ikke er nødt til at tage nogle af dem fra matriklen. Det er småkikset hvis man ved en overbygningsstuderende kommer til at opgive et ældgammelt arbejdstelefonnummer til et sted på Færørene hvor vedkommende arbejdede i 3. G (et eksempel fra det virkelige liv).

Se Appendiks A for et udkast til brev til overbygningsstuderende hvormed de kan melde tilbage om de ønsker at indgå i adresselisten. Det første brev skal udsendes på DØK-sekretariatets officielle papir. Redaktionen sørger selv for at kopiere og konvolutere brevene, medens frankering (og især betalig herfor) varetages af Handelshøjskolen.

Under indsamlingen er der en række faldgruber. Det er skide svært at få folk til at skrive eks. arbejdstelefonnummer, selvom man klart og tydeligt beder om det. Også at få folk til at oplyse postnummer kan være et problem. Så når man indsamler adresser, kan man prøve at udforme listen således, at enhver, selv ved kun at skimme papiret, hurtigt bliver klar over hvor vedkommende skal opgive oplysninger. Eventuelt kan lave det hele som et skema hvor alle felter skal udfyldes.

I den endelige opsætning skal det tilstræbes at der kun bruges een linie pr. person, idet det er irriterende og pladsrøvende hvis det breder sig ud over to linier. Hvis dette ikke umiddalbart kan lade sig gøre, så må man bare sætte det hele med en mindre skrift, ændre margen osv.

Det har vist sig at det er bedst at skrive telefonnummerret umiddelbart til højre for navn og adresse. På denne måde står nummeret helt tæt op til fornavnet, og man undgår at skulle følge/læse hele navnet, adressen osv. for at komme frem til telefonnummeret. Desuden ser det mindre forvirrende ud når arbejdstelefonnummer står alene som den sidste oplysning. Der er endvidere kun plads til eet telefonnummer i første geled, så hvis der skulle være nogle som ikke kan finde ud af om de bor hos mor eller far, så droppes det ene (eventuelt efter samråd med vedkommende).

For personer som bor på kollegie hvortil der ikke er direkte nummer, påføres hovednummerret, efterfulgt af et "*" tegn (alt-13 i WordPerfect 5.1), hvorefter værelsesnummeret skrives.

Tidligere har adresserne for 1. og 2. år været delt op efter hold (A, B, C og D), men for at følge lidt af ånden fra Intro, og for at få årgangen til at føle sig som een enhed i stedet for fire klasser, så benyttes der nu om dage ingen holdopdelign. Desuden står 3. år, overbygningen og dimittenderne altid i een samlet klump.

Efter at adresselisten er lavet og bragt i SMiler, laves en version som udleveres til de som vedligeholder DØK-oplysningerne på HHK's Gopher-system. De vil nok bliver glade hvis der leveres både en WP-version og en ASCII-version. På denne måde kommer adresselisten til at ligge online på Internet.